Tijdens de bijeenkomst op 17 februari 2025 werden de eerste fasen van het mentorprogramma geëvalueerd in afzonderlijke sessies met coördinatoren, mentoren en mentees. De discussies waren vooral gericht op het opbouwen van effectieve relaties, de implementatie van het trainingsprotocol en het plannen van formele cyclusafsluitingen. Over het algemeen werd in de feedback benadrukt dat voortdurende evaluatie, gestructureerde ondersteuning en duidelijke communicatie nodig zijn voor blijvend succes..
Bijeenkomst met coördinatoren
Tijdens de eerste bijeenkomst kwamen de coördinatoren bijeen om de eerste fasen van het mentorproces te evalueren, dat inmiddels was overgegaan van werving en selectie naar actieve mentoring. Zij richtten zich vooral op het evalueren van de startende mentorrelaties en het waarborgen dat de structuur van het programma effectief bijdroeg aan regelmatige, doelgerichte interacties tussen mentoren en mentees. De coördinatoren bespraken hoe de eerdere trainingssessies voor mentoren en coördinatoren in de praktijk werden uitgevoerd en beoordeelden of de communicatieprotocollen en rolverwachtingen bijdroegen aan het bereiken van de gewenste doelstellingen. Een groot deel van de bijeenkomst was gewijd aan reflectie op de mentorrelatie zelf: hoe de eerste bijeenkomsten vertrouwen opbouwden en de basis legden voor blijvende vooruitgang. Ze beraadslaagden ook over het belang van het plannen van een formele afsluiting van elke mentorcyclus, ook al stond het proces nog in de kinderschoenen. Het formeel afsluiten werd cruciaal geacht om lessen te kunnen trekken. Daarnaast keek de groep naar de voortdurende follow-up en ondersteuning door de organisatoren van het programma, besprak eventuele uitdagingen in een vroeg stadium en overwoog aanpassingen die de ondersteuning konden verbeteren terwijl mentoren en mentees hun interacties vormgeven.
Tijdens de laatste bijeenkomst gaven de mentees hun mening over de eerste fase van het mentorproces. Ze vertelden hoe de wervings-, selectie- en matchingfase hen effectief op weg hadden geholpen naar een ondersteunende en productieve mentorrelatie. De mentees bespraken de voordelen van de regelmatige, gestructureerde bijeenkomsten met hun mentoren en gaven feedback over hoe deze interacties hen hielpen bij het bereiken van hun ontwikkelingsdoelen. Ze benadrukten ook het belang van het plannen van een formele afsluiting aan het einde van de mentorcyclus – een stap die hen in staat zou stellen om na te denken over hun voortgang en het traject formeel te erkennen. Daarnaast waardeerden de mentees de proactieve follow-up en voortdurende ondersteuning van de organisatoren van het programma, die volgens hen een belangrijke bijdrage hadden geleverd aan het overwinnen van de eerste obstakels. Uit hun feedback bleek dat de initiële training voor zowel mentoren als coördinatoren een sterke basis had gelegd voor het mentorproces, waardoor de eerste fasen effectief en veelbelovend waren verlopen..
Conclusie
Over het algemeen onderstreepten deze bijeenkomsten het belang van voortdurende evaluatie en ondersteuning tijdens de eerste fasen van een mentorprogramma. Coördinatoren, mentoren en mentees waren het er allemaal over eens dat het mentorproces dankzij een gedegen voorbereiding en voortdurende follow-up een goede start had gemaakt en goed gepositioneerd was voor toekomstige leerervaringen.
